Peranan staff dalam organisasi

Peranan staff dalam sebuah organisasi.

Pndahuluan.

Karena organisasi adalah suatu hal yang dinamis yang harus pula mampu menyesuaikan diri dengan kedinamisan masyarakat, maka dewasa ini pada dasarnya dikenal empat macam bentuk organisasi. Ttentu masing-masing bentuk mempunyai kekuatan atau kebaikan dan kelemahan atau kekurangan sendiri-sendiri.

Keempat bentuk organisasi itu adalah :

1. Organisasi lini (line organization).
2. Organisasi  lini dan staf (line and staff organization).
3. Organisasi fungsional (functional organization).
4. Organisasi tipe panitia (Committee-type of organization).¹

Tetapi dalam pembahasan ini akan dibahas secara ringkas mengenai Organisasi Lini serta Organisasi Lini dan Staff, agar kiranya dapat relevan dengan judul di atas.

A. Ciri-Ciri Organisasi Lini dan Staff

Organisasi lini dan staf mempunyai ciri-ciri pokok sebagai berikut:

1. Organisasinya besar dan kompleks.
2. Jumlah karyawannya besar.
3. Hubungan yang bersifat langsung (face-to-face) tidak mungkin bagi seluruh anggota organisasi.
4. Terdapat dua kelompok besar karyawan dalam organisasi yaitu:
   a. Sekelompok orang yang melaksanakan tugas-tugas pokok organisasi dalam rangka pencapaian tujuan      dan kelom­pok orang ini dikenal dengan predikat karyawan lini (line personnel).
   b. Sekelompok orang yang sifat tugasnya menunjang pelaksanaan tugas pokok, baik olkarena keahlian dan bersifat menasehati, maupun melalui pemberian jasa-jasa penunjang kepada unit-unit operasional dalam bentuk auxilliary services seperti di bidang kepegawaian, bidang keuangan, bidang perlengkapan, peralatan dan sebagainya.

Kelompok orang ini biasanya dikenal dengan predikat karyawan staf (staff personnel) yang bertanggung jawab atas pelaksanaan fungsi-fungsi staf (staff functi­ons). Kelompok staf ini digolongkan kepada dua jenis, yaitu mereka yang melaksanakan fungsi menasehati (advisory role) dan yang kedua adalah mereka yang tergolong sebagai ancillary personnel.

Menggolongkan para karyawan dalam satu organisasi pada dua kelompok di atas sama sekali tidak berarti bahwa satu kelompok lebih penting daripada kelompok lainnya. Dilihat dari beratnya tanggung jawab masing-masing untuk menjamin tercapainya tujuan yang telah ditentukan dengan cara yang lebih efisien, efektif dan ekonomis, kedua kelompok ini mempunyai berat tanggung jawab yang seimbang.

Hal ini perlu ditegaskan karena masih terdapat pendapat yang mengatakan bahwa peranan kelompok lini lebih penting daripada peranan kelompok staf.

5. Spesialisasi yang beraneka ragam diperlukan dan dipergunakan secara optimal. 

B. Kebaikan Organisasi Lini dan Staf

Adapun kebaikan-kebaikan dari bentuk organisasi lini dan staf antara lain adalah :

1. Adanya pembagian tugas yang jelas antara kelompok lini yang melaksanakan tugas pokok dan kelompok staf yang melaksanakan tugas penunjang.
2. Bakat yang berbeda-beda dari para anggota organisasi dapat dikembangkan menjadi satu spesialisasi.
3. Koordinasi mudah dijalankan dalam setiap kelompok kerja golongan karyawan.
4. Disiplin serta biasanya memiliki moral yang cukup tinggi karena tugas yang dilaksanakan oleh seseorang biasanya sesuai dengan bakat, pendidikan dan pengalamannya.
5. Penerapan prinsip the right man in the right place doing the right job at right time lebih mudah dijalankan.
6. Bentuk organisasi ini dapat dipergunakan oleh organisasi yang bagaimanapun besarnya, apapun tujuannya dan betapapun kompleksnya struktur organisasinya.⁶

C. Kelemahan Organisasi Lini dan Staf

Meskipun banyak kebaikan-kebaik­an dari bentuk ini, namun tidak juga terlepas dari kelemahan-kelemahan tertentu, seperti:

1. Bagi para pelaksana tingkat operasional, sering tidak jelas mana yang datang dari atas -yang bersifat perintah dan mana pula yang bersifat nasehat-. Hal demikian sering timbul karena ada atasan yang telah ditentukan dalam line of command yang mempunyai wewenang komando (command authority), sedang di pihak lain para pelaksana operasional itu dihadapkan pula pada pimpinan staf yang meskipun hanya berhak memberikan nasehat -yang mana nasehat itu didasarkan atas wewenang furfgsional (functional authority)-.
2. Perintah dari kedua jenis hirarkhi ini tidak selalu seirama karena belum tentu kedua jenis hirarkhi itu memandang sesuatu hal dari “kaca mata” yang sama. Meskipun demikian, untuk organisasi modern sekarang ini bentuk organisasi lini dan staf dipandang sebagai bentuk yang paling cocok untuk dipergunakan.

Telah dikemukakan bahwa dalam organisasi bentuk lini dan staff ada dua kelompok tenaga kerja. Kelompok pertama adalah mereka yang tugas utamanya bersifat menterjemahkan tugas pokok menjadi aktivitas, sedang di pihak lain terdapat mereka yang tugasnya melakukan kegiatan-kegiatan penunjang demi lancarnya roda organisasi dan mekanisme kerjasama yang harmonis, baik secara kuantitatif maupun kualitatif. Kedua kelompok ini mempunyai peranan penting dalam merealisasi tujuan organisasi secara efektif dan efisien.
Sepintas lalu kelihatan seolah-olah karyawan lini lebih penting karena tugas meraka yang utama melaksanakan aktivitas penting untuk merealisasi tujuan. Malah dianggap kadang-kadang bahwa tanpa karyawan staff tujuan dapat juga direalisasi. Pandangan ini terutama dalam organisasi modern kurang tepat, walaupun sifat aktivitas karyawan staff sebagai penunjang kegiatan yang dilakukan olah karyawan lini, akan tetapi peranan mereka dalam menciptakan efektivitas dan efisiensi sangat penting. Dengan bantuan karyawan staff organisasi dapat mendayagunakan resources yang dimiliki perusahaan secara optimum, karena mereka dapat melihat berbagai kemungkinan, pendidikan dan pengalaman mereka memungkinkan memilih kesempatan yang terbaik.
Pembahasan tentang pentingnya peranan staff dalam proses manajemen berarti tidak saja menbahas pentingnya kegiatan-kegiatan penunjang terlaksana dengan efisien dan ekonomis, akan tetapi juga membahas pentingnya paranan karyawan staff dalam membantu management members dalam mengambil keputusan.
Sering kurang disadari bahwa tugas utama dari seorang pemimpin adalah mengambil keputusan. Segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi sebaiknya adalah karena diputuskan demikian bukan karena secara kebetulan terjadi. Keputusan-koputusan yang diambil oleh berbagai eselon pemimpin dalam organisasi tentu mempunyai bobot yang berbeda-beda pula. Semakin tinggi kedudukan seseorang dalam organisasi maka semakin besar keputusan yang diambilnya meskipun sering bobot dari keputusan tersebut bersifat umum dan kualitatif. Top management dalam organisasi mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk mengambil keputusan yang bersifat menyeluruh dalam arti bahwa keputusannya akan mempunyai implikasi yang luas terhadap seluruh organisasi. Lower management biasanya membuat keputusan-keputusan yang terbatas kepada unit organisasi yang dipimpinnya. Dan sifat keputusannya lebih mudah diterjemahkan kepada bentuk yang bersifat kuantitatif.
Setiap keputusan yang diambil baik di tingkat top, middle maupun lower manager seperti supervisor ada beberapa syarat yaitu sebagai berikut :

• Keputusan yang diambil harus mempermudah dan mempercepat pencapaian tujuan.
• Keputusan harus tepat dalam arti mampu memecahkan persoalan-persoalan yang dihadapi oleh organisasi.
• Keputusan harus praktis, dalam arti dapat dilakukan sesuai dangan kekuatan-kekuatan yang dimiliki organisasi.
• Keputusan yang diambil harus rasional dalam pengertian dapat diterima oleh akal sehat dari para pelaksana.

Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa keputusan yang diambil belum tentu menyenangkan semua orang yang ikut serta dalam organisasi. Dapat dikatakan bahwa keputusan yang menyenangkan samua pihak tentu mempercepat proses pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Dapat dikatakan bahwa keputusan yang menyenangkan samua pihak belum tentu mempercepat proses pencapaian tujuan yang telah ditatapkan.
Tugas-tugas yang dapat diberikan kapada karyawan staff antara lain adalah sebagai berikut :

• Mengumpulkan data (fakta)
• Menginterpretasikan data (fakta)
• Mengusulkan alternatif tindakan
• Mendiskusikan rencana-rencana yang sedang dipikirkan dengan berbagai hak dan memperoleh kesepakatan mereka atau memperoleh alasan mengapa rencana tersebut ditolak.
• Mempersiapkan instruksi-instruksi tertulis dan dokumon-dokumen lainnya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang merupakan realisasi dari rencana yang telah ditetapkan.
• Mengamati kegiatan-kegiatan operasional dan kondisi-kondisi yang dihadapi untuk rnengadakan apakah instruksi-instruksi telah dijalankan dengan baik dan apakah instruksi tersebut menghambat atau mempelancar proses pencapaian tujuan.
• Mengusahakan pertukaran informasi antara para petugas-petugas oporasional mongenai pelaksanaan untuk meningkatkan kegiatan-kegiatan koordinasi.
• Meberikan infrmasi dan nasihat kepada petugas-petugas oporasional mengenai pelaksanaan tugas “tugas yang telah didelegasikan kepada mereka.

Dari peranan staff sebagaimana telah dikemukakan dapat diketahui bahwa staff adalah hal yang diinginkan apabila :

• Keterbatasan kemampuan pimpinan untuk melaksanakan tugas-tugas secara baik. Keterbatasan ini melingkupi ketarbatasan waktu, energi, pengetahuan, perhatian, pandangan dan sebagainya.
• Tugas-tugas yang harus dijalankan belum dapat didelagasikan kepada bawahan, dapat disebabkan: (1) bawahan belum mempunyai kemampuan (2) secara efektif dan efisien lebih tepat wewenang tersebut diberikan kepada spesialist.

Jadi kesimpulan nya Peningkatan tugas pimpinan dapat dilakukan dengan cara pendelegasian wewenang yang lebih luas pada para bawahan, pembentukan pokja / tim khusus untuk menangani berbagai kegiatan atau masalah dalam organisasi, dan pendayagunaan staf yang ada dalam organisasi.
Dalam penerapan pendayagunaan staf perli diperhatikan pembagian kerja yang sesuai agar fungsi, wewenang, dan tanggung jawab staf menjadi jelas, baik pada staf lini, staf pribadi, staf khusus, maupun staf umum.
Disamping itu perlu pula merekrut staf yang memenuhi persyaratan sebagai staf yang baik, seperti: memahami visi dan misi organisasi, memiliki wawasan yang luas, berfikir sistemik, menguasai berbagai teknik pemecahan masalah, memiliki human skill yang baik, memiliki kemampuan teknis di bidangnya serta memiliki integritas dan etika kerja yang baik.
Fungsi utama telaahan staf adalah meringankan beban pekerjaan pimpinan terutama dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan dalam organisasi.


Referensi :

http://id.shvoong.com/books/1899532-peranan-staf-dalam-pelaksanaan-tugas/#ixzz1nvxIeFK3

http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2009/12/organisasi-staf-lini-staf/.

http://cokroaminoto.blogetery.com/2010/03/11/kepemimpinan-dalam-organisasi-6/